Obowiązek zamawiającego polegający na tworzeniu i gromadzeniu dokumentów odzwierciedlających przebieg procedury, którego podstawowym elementem jest protokół postępowania. Proces ten jest uregulowany w ustawie z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Pzp) i ma na celu zapewnienie jawności, przejrzystości oraz możliwości kontroli wydatkowania środków publicznych.
Zgodnie z art. 71 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający zobligowany jest do sporządzania w toku postępowania protokołu, który dokumentuje jego przebieg. Protokół, definiowany w art. 7 pkt 19 Pzp, stanowi oficjalne potwierdzenie czynności podejmowanych w procedurze. Szczegółowy zakres informacji zawartych w protokole oraz jego wzory określają art. 72 Pzp oraz akty wykonawcze, takie jak Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 r.
Do protokołu dołącza się załączniki, którymi są m.in. oferty, wnioski, oświadczenia, opinie biegłych, zawiadomienia oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego. Dokumentacja postępowania jest jawna, z wyłączeniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, jeśli wykonawca skutecznie je zastrzegł.
Zamawiający ma obowiązek przechowywać protokół postępowania wraz z załącznikami przez okres co najmniej 4 lat od dnia zakończenia postępowania, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. Jeżeli okres obowiązywania umowy przekracza 4 lata, dokumentację przechowuje się przez cały czas trwania umowy, zgodnie z art. 78 Pzp.