Karta Materiałowa to termin praktyczny, nieposiadający definicji legalnej w ustawie Prawo zamówień publicznych. Jest to dokument tworzony na potrzeby konkretnego postępowania, w którym wykonawca szczegółowo opisuje właściwości techniczne i użytkowe oferowanych materiałów lub produktów w celu weryfikacji ich zgodności z wymaganiami zamawiającego.
Pojęcie "Karta Materiałowa" nie występuje w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w tym w ustawie z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych. W praktyce udzielania zamówień, szczególnie w sektorze robót budowlanych, zamawiający samodzielnie określa w dokumentach zamówienia (np. w Specyfikacji Warunków Zamówienia) wymóg złożenia takiego dokumentu, precyzując jego zawartość i formę.
Głównym celem Karty Materiałowej jest umożliwienie zamawiającemu oceny, czy oferowane przez wykonawcę produkty lub materiały spełniają cechy i parametry określone w opisie przedmiotu zamówienia, zgodnie z zasadami określonymi w art. 99 Prawa zamówień publicznych. Dokument ten ma kluczowe znaczenie przy oferowaniu produktów równoważnych, gdzie wykonawca jest zobowiązany udowodnić, że jego propozycja spełnia minimalne kryteria określone przez zamawiającego.
Zawartość Karty Materiałowej może obejmować m.in. nazwę produktu, producenta, parametry techniczne, deklaracje właściwości użytkowych, certyfikaty, atesty lub inne dokumenty potwierdzające wymaganą jakość i zgodność z normami. Brak ustawowej definicji oznacza, że jest to narzędzie pomocnicze, którego rola i znaczenie wynikają wyłącznie z postanowień wprowadzonych przez zamawiającego w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.