Protokół postępowania o udzielenie zamówienia to oficjalny dokument sporządzany przez zamawiającego, który potwierdza i dokumentuje przebieg całej procedury, stanowiąc realizację zasady jawności. Jego prowadzenie jest obowiązkowe i odbywa się na bieżąco w toku postępowania, zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Pzp).
Protokół postępowania, zgodnie z art. 7 pkt 19 Pzp, jest podstawowym dokumentem odzwierciedlającym wszystkie czynności podejmowane w ramach procedury o udzielenie zamówienia publicznego, od wszczęcia aż do jej zakończenia. Zakres informacji, które muszą się w nim znaleźć, precyzuje art. 72 Pzp, a szczegółowe wzory formularzy określa rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 r.. Do obligatoryjnych elementów protokołu należą m.in. dane zamawiającego, przedmiot i wartość zamówienia, informacje o trybie, wyniki oceny ofert oraz wskazanie wybranego wykonawcy.
Protokół jest jawny i udostępniany na wniosek, co stanowi fundament transparentności zamówień publicznych. Załączniki do protokołu, takie jak oferty, opinie biegłych, oświadczenia i umowa w sprawie zamówienia publicznego, udostępnia się co do zasady po wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania. Ustawa przewiduje jednak wyjątek dla samych ofert, które podlegają udostępnieniu niezwłocznie po ich otwarciu, nie później niż w terminie 3 dni.